论软件资产的管理

主要观点

1、软件是单位办公设备中的组成部分

软件是单位资产中的组成部分

软件是单位中资产管理的组成部分

2、实施软件资产管理的目的

合理控制软件资产费用的支出

保证使用软件的合法性

提高软件的利用率和单位的整体效益

3、必须建立必要的规章

有效的监控手段和预防与纠正措施

形成软件资产管理的综合环境

软件资产的概念

 一、单位（企业）中资产构成的前提：

1、资本投入，包括资金或者劳动力投入

使得“物”(资产)具有了一定的成本价值

2、 “物”（资产）具有使用价值

在生产、经营和管理中发挥积极的作用

3、可以创造或带来利润

创造利润的过程可以是直接的或间接的

4、“物”（资产）对其所有者来说是专有的

二、造成软件不作为资产管理的原因：

1、软件无形性带来的误解

对软件的管理不是对软件载体的管理

软件作为低值易耗品被忽略了

2、软件无形性使管理无从下手

软件的易复制性

软件使用中的“失控”现象

软件不适用“一物对一物”的管理方式

3、软件盗版现象普遍存在

盗版使软件资产管理从根本上失去了意义

 4、软件资产管理的目的：

提高计算机软件的利用率

提高单位的整体效益

5、软件资产管理的手段和途径：

确保软件具有良好的质量和可靠性

提高软件使用中的兼容性和效率

通过培训提高员工的工作能力

软件资产管理方法

一、建立良好的软件资产管理环境

1.强调使用正版软件及保护软件的思想

软件资产管理既是一项日常性的工作，又与大多数员工的正常工作有着紧密的联系。应建立必要的管理规章和制度，进行持续的、有针对性的宣传，这将有助于软件资产管理工作的开展，和单位内部具体管理措施的落实。

2.获得员工对软件资产管理工作的理解和承认

在建立规章制度和进行培训的基础上，要获得员工的理解和认同有效的办法之一是，明确每一位员工的责任和权利，并通过员工守则、岗前培训以及签署有关责任书等形式，使有关制度得以贯彻和落实。

3.在单位内部明确并定期分发更新软件与授权使用软件目录

应制定软件需求清单，其中涉及以下内容：

确定单位应用软件的类别，大类包括：操作系统、通讯、通用程序、文字处理、图形、数据库、表格等；小类包括：磁盘操作系统、网络操作系统、数据压缩程序等

确定使用软件的人员，由此确定软件许可协议的条件

确定软件使用的位置和人员

4.应该做到软件（包括相关材料）集中存放并设专人管理

正确并完整的保存单位购买的软件，包括，主磁盘、光盘、软件许可证书（合同）、软件文档、购买发票以及软件使用管理过程的有关材料。

5.严格执行软件资产管理程序，定期监督执行情况。

软件采购应由专门的部门和该部门中的专业人员承担；

软件采购应有书面计划或者申请，并经有预算签字权的主管人员审批；

采购软件应当通过有信誉的授权软件经销商进行；

采购到的软件必须附有全套有关材料和完整的许可协议，以及可以证明采购与使用合法的单据。

此外，还应在软件使用过程中定期检查和监督软件的使用情况。

二、全面掌握并控制单位的软件资产

“软件盘存”，是对单位内所有使用中的计算机所装的软件进行清点、盘查，以便获取单位现有软件状况。  软件盘存的范围：单位所有计算机中安装的全部软件，以及存放在磁盘或光盘中的备份软件，以及软件许可协议和与此有关的证明文件。  软件盘存工作的目的：尽可能的全面掌握单位内部软件的情况，为实施软件资产管理奠定一个确实的基础。使有关管理工作有据可依、有据可查。

三、采取积极有效的措施防患于未然

1．纠正措施：

当员工出现违反单位软件管理制度的行为时，应该及时予以制止和纠正。必要时应对违规行为进行记录，并对当事人提出警告；

当出现违反《著作权法》或者软件使用许可协议约定时，可能导致侵权的情况，应采取立即的纠正措施，包括清除涉及侵权的软件和防止其蔓延。涉及侵权的问题时，有必要对问题进行调查以便确定责任，并将调查情况记录在案。

2．预防措施：

保持良好的管理和实施环境

定期评审软件的使用清单

保持良好的沟通

随机进行软件盘存的检查

定期评审软件采购记录

附录A  软件管理规范

未经授权使用和复制有版权的计算机软件的行为不仅违反中华人民共和国有关软件版权的法律和法规，也是阻碍中国软件产业发展的重大障碍之一。

________________(填入机构或公司名称)坚决反对未经授权使用和复制有版权的计算机软件的行为，我们认可并实施以下细则，以避免此类行为的发生：
1.在任何情况下，我们将不从事，也不姑息在我们内部计算机系统上复制未经授权的软件的行为；

2.在任何情况下，我们将不从事，也不姑息在我们内部计算机系统上使用未经授权的软件的行为，无论这种行为是发生在个人所使用的计算机上或是发生在与个人所使用的计算机相连的服务器上；

3.我们将对我们的计算机系统进行定期检查，从而：

确定在系统上正在使用的软件或是应该使用的软件；

将检查结果与我们所获得的这些软件的许可进行比较；

立该停止使用未经授权的软件，或者获得使用这些软件的许可。

4.我们将确保拨出专门预算进行软件采购，并确保在我们购买的所有计算机中所装软件是获得授权的。

5.我们将严格遵守软件许可协议或购买协议中规范我们使用所购买或取得的软件的有关条款；

6.我们将实施严格的内部管理，防止制造和使用未经授权的软件复制品，并采取有效措施，确保本政策得到遵守，并将对违反本政策的行为采取适当的处罚。这些措施包括：

我们的所有员工都将被告知本规范，并在一份软件管理规定的声明(见附件)上签字，以表示知晓，理解并同意遵守软件管理政策。该声明将刊印在员工手册上。在对新员工进行的培训和对主要员工进行的软件资产管理定期培训中，以及每年一度或更经常的有关政策的通知中，都将包括该声明的内容。

我们将委派专人对我们软件资产的管理进行监督，以确保该软件管理政策得到严格实施和切实遵守；

任何员工，如果被发现违反了软件管理政策声明，将受到处罚，包括可能受到法律制裁或被解雇。

附录B  执行软件管理规定声明

第一部分：单位软件管理规定声明和员工责任  

单位政策  

 ______________(填入单位名称)的规定是管理其软件资产 ，以获得这些资产对单位运作的贡献和提高员工效率的最大化。另外，根据中华人民共和国著作权和相关法律法规，在单位内部计算机系统中使用和复制未经授权的软件是违法行为，并且违背我们促进中国软件产业发展的宗旨，_______________(填入单位名称)禁止此类行为。  

 ______________(填入单位名称)为其运作从多个软件出版商获取获得许可的软件。除非在许可协议中另有规定，除了用于备份和存档的目的，不得在______________(填入单位名称)中复制和使用未经授权的软件。  

本单位有些软件的特许协议允许单位员工制作一份软件拷贝带回家中使用对于能表明有在家里从事单位业务需要的员工，主管领导可以批准这类使用方式。但任何情况下，员工都不可为了本单位业务以外的目的使用本单位的软件。  

员工责任  

任何员工不得有意使用本不具备适当特许的软件，如果任何员工已知道在本单位中使用、复制或分发了未经授权的软件，他或她应当向上级或主管领导汇报。  

任何员工不得将本单位的特许软件转借或赠送他人。  

任何员工不得在单位的计算机或网络上使用或分发私人的软件。这类软件会对前段时间计算机和网络的完整性的安全性构成威胁。  

互联网上提供各种各样的软件。有的软件称为“免费软件”或“共享软件”，是免费提供、可在有限范围内使用。此类软件经上级事先书面批准，可以下载到一个员工的计算机上。但互联网和其它电子信息源提供的其它软件，往往要求用户申领使用特许，有时需要付费。未经主管领导事先书面批准，任何员工不得将这些软件下载到他或她的计算机上。  

第二部分：软件资产管理程序  

______________(填入单位名称)致力于管理其软件资产以谋求单位及其员工的最大利益。软件资产管理程序有三个中心内容：(1)创造一个使管理程序能成功的环境，(2)审查单位计算机上安装的软件资产，(3)采取行动纠正违反政策和法律的行为，保持政策和程序不落伍并防止将来的违规行为。  

______________(填入单位名称)将努力通过宣传政策，教育员工了解其责任；对员工进行单位支持软件的培训，确定并在必要时调整员工所需的软件；设立一个可靠的场所存放原始贮存介质、软件特许协议及软件证明文件；并要求所有软件购置均需通过明确的正式程序进行，以此来创造一个保证成功的环境。  

作为单位软件管理的一部分，主管领导将对单位的所有计算机和网络进行定期的随机审查，以确定系统上所装的软件。并确定单位是否拥有这些软件的相应许可。主管领导还将进行有计划的定期审查，有时可能会要求填写“软件使用人调查表”，这一调查表将用来确定特定软件目前和将来的使用与需求。  

员工的计算机上如果装有单位无相应特许的软件，责任将由员工承担。这种未授权使用软件的行为，根据具体情况，将受到批评等处分。如果是多次有意违规，违规者还可能被解雇。  

第三部分：软件采购与安装程序

在可能的情况下，所有软件与软件升级的申请均应呈送主管领导审阅。

任何不是由主管领导获得的软件与升级软件均应呈送主管领导进行备案，以验证单位是否拥有这种软件的相应许可。  

凡所获硬件包括有捆绑软件均应呈送主管领导进行备案和鉴别，以验证单位是否拥有使用这种捆绑软件的相应许可。  

在收到全部新软件后，应将特许协议的所有原件，原始磁盘、光盘以及证明文件，包括填好的登记卡的复印件存放在一个可靠的专用场所。  

主管领导应指定经授权的员工将软件安装到单位的计算机上。

任何员工不得安装或分发单位无相应特许的软件。  

如果计算机原先未装有软件的旧版本，则任何员工不得安装该软件的升级版。主管领导或指定员工在升级软件到位后，应销毁旧版本的备份拷贝。  

主管领导或指定员工应销毁淘汰软件或单位无相应特许软件的全部拷贝。作为一种变通的办法，主管领导也可以去争取所需的特许来使未授权的软件在单位计算机上得以使用。  

单位负责采购的部门必须建立和保持一个存档系统来保存软件特许协议、硬件、原始光盘与磁盘、使用人信息及审查信息等。要将这些信息存放在一个可靠的专用处所。可以考虑使用软件管理程序来实现自动存档。  

如你对本政策或在本政策中所负有的义务还有问题可以向主管上级或主管领导提出。

员工认可并理解单位软件资产管理政策中的个人职责  

                     (员工签字)                (日期)  

附录C 单位内需要(支持)软件清单  

_____________(单位)支持软件，于_____________(日期)    

软件类别：_________________(类别指操作系统类、通讯类、通用程序类、文字处理类、图形类、数据库类、表格类，网络类等)  

软件子类：_________________(子类指操作系统中的DOS、通讯类中的邮件子类、通用程序中的数据压缩类)  

附录D 软件库存清单  

利用本表记录各PC和服务器上找到的软件  

检    查    员：_____________检查员所属机构：______________检查日期：_________  

计算机序号：_____________组织单位或部门：____________________  

配给的员工：_______________________________________________________________  

附录E  授权软件列表  

1.一般信息  

在软件资产管理中培训员工，并创建一个成功的环境，是本机构的目标。因此，我们希望员工了解近期所得到的授权软件。  

如果你的计算机上没有为你成功地完成工作任务所需的软件，你应当通知你的上级和主管领导。  

如果你的计算机上存在你认为可能是未授权的、非法的、与本机构的方针相悖的、盗版的、和/或假冒的软件，你需要通知你的上级和主管领导。他们将保证从你的计算机上安全地删除这类软件。  

2.所支持的软件  

本机构所支持的软件，以_____________(此处插入日期)为准，限于下表所列：   

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